PRIVACY & MATERIAL HANDLING
Your information.
Handled with care.
How Substance & Form handles enquiries and project material.
Last updated / Dikemas kini: 17 September 2026
English privacy notice
Who handles your information
Substance & Form is the brand of SUBSTANCE & FORM STUDIO, registered in Malaysia under business registration number 202603246189 (PG0593425-A). SUBSTANCE & FORM STUDIO (“S&F”, “we” or “us”) handles the personal information you provide through this website and in project correspondence. For privacy questions and requests, contact hello@substanceandform.studio.
What we collect and why
We collect information directly from you: your name, email address, service selection, project description, optional target deadline and any information you later provide by email. We use it to respond to your enquiry, assess the work, prepare a scope and manage an agreed project. Please share only information needed for your request.
Your name, email address and project description are required to submit the online form. Service selection and the deadline are optional. Without sufficient contact or project details, we may not be able to respond or prepare a scope. You may contact us by email instead. Do not include sensitive personal information, information about children or confidential client files in the initial enquiry.
How the website and form work
The form sends your enquiry to FormSubmit, which processes it and forwards it to our Google Workspace email inbox. FormSubmit may present a Google reCAPTCHA check to reduce spam. These providers may process technical information such as IP addresses, browser details and security signals. Our hosting providers may also process technical logs to deliver and protect the website. Information may be processed outside Malaysia.
We have not added advertising trackers or analytics scripts to the website. The video is served as a website file. Third-party submission and spam-check pages may use cookies under their own policies. Downloading a copy of your brief saves a file to your device; it does not submit your enquiry.
Provider information: FormSubmit privacy notice, FormSubmit retention information and Google privacy policy.
Access and disclosure
Your information is used by S&F and the providers involved in receiving and handling your enquiry. If a project requires an associate or another production provider to access source material, we agree the relevant access and handling arrangements in the project scope. Information may also need to be disclosed to comply with legal requirements or address a dispute. Client material is not published as portfolio work without permission.
Retention
FormSubmit states that it retains form submissions for 30 days. That period does not delete the copy delivered to our email inbox. For enquiries that do not become projects, S&F retains the enquiry and related correspondence for six months after the last contact, then deletes them unless a legal obligation or an ongoing dispute requires longer retention.
For an agreed project, source-file retention and return or deletion arrangements are set out in the project scope. Correspondence or records needed for contractual, accounting, legal or dispute purposes may need to be retained for longer than working source files.
Source material and AI-assisted work
Before you send confidential source files, we agree a suitable transfer method, who needs access and any restrictions on processing. An NDA and white-label delivery can be arranged. Please confirm that you are authorised to share the material. The project scope will address any permitted AI-assisted processing and client restrictions before confidential material is used with those tools.
Your choices and requests
Email hello@substanceandform.studio to request access to or correction of your personal information, withdraw consent, limit its use, request deletion, or raise a privacy concern. Please describe your request and the enquiry it relates to. We may need to verify your identity before disclosing or changing records.
We will consider your request under applicable law and explain any information we need to retain or any limitation on fulfilling it. Withdrawing information needed to respond or deliver a project may prevent us from continuing that work. An enquiry does not sign you up to a marketing mailing list.
Updates
We will update this notice when our handling arrangements change and show the date of the revision on this page.
Notis privasi Bahasa Malaysia
Pihak yang mengendalikan maklumat anda
Substance & Form ialah jenama SUBSTANCE & FORM STUDIO, yang berdaftar di Malaysia dengan nombor pendaftaran perniagaan 202603246189 (PG0593425-A). SUBSTANCE & FORM STUDIO (“S&F” atau “kami”) mengendalikan maklumat peribadi yang anda berikan melalui laman web ini dan dalam urusan projek. Untuk pertanyaan atau permintaan berkaitan privasi, hubungi hello@substanceandform.studio.
Maklumat yang dikumpulkan dan tujuannya
Kami mengumpulkan maklumat secara langsung daripada anda: nama, alamat e-mel, pilihan perkhidmatan, penerangan projek, tarikh sasaran pilihan dan maklumat yang anda berikan kemudian melalui e-mel. Maklumat ini digunakan untuk menjawab pertanyaan, menilai tugasan, menyediakan skop kerja dan menguruskan projek yang dipersetujui. Berikan hanya maklumat yang diperlukan untuk permintaan anda.
Nama, alamat e-mel dan penerangan projek diperlukan untuk menghantar borang dalam talian. Pilihan perkhidmatan dan tarikh sasaran adalah pilihan. Tanpa maklumat hubungan atau projek yang mencukupi, kami mungkin tidak dapat menjawab atau menyediakan skop kerja. Anda juga boleh menghubungi kami melalui e-mel. Jangan sertakan maklumat peribadi sensitif, maklumat kanak-kanak atau fail sulit pelanggan dalam pertanyaan awal.
Cara laman web dan borang berfungsi
Borang menghantar pertanyaan anda kepada FormSubmit, yang memproses dan memajukannya ke peti masuk e-mel Google Workspace kami. FormSubmit mungkin memaparkan semakan Google reCAPTCHA untuk mengurangkan spam. Penyedia ini mungkin memproses maklumat teknikal seperti alamat IP, butiran pelayar dan isyarat keselamatan. Penyedia pengehosan kami juga mungkin memproses log teknikal untuk menyediakan dan melindungi laman web. Maklumat mungkin diproses di luar Malaysia.
Kami tidak menambahkan penjejak pengiklanan atau skrip analitik pada laman web ini. Video disediakan sebagai fail laman web. Halaman penghantaran dan semakan spam pihak ketiga mungkin menggunakan kuki mengikut dasar masing-masing. Memuat turun salinan ringkasan projek menyimpan fail pada peranti anda; ia tidak menghantar pertanyaan anda.
Maklumat penyedia: notis privasi FormSubmit, maklumat penyimpanan FormSubmit dan dasar privasi Google.
Akses dan penzahiran
Maklumat anda digunakan oleh S&F dan penyedia yang terlibat dalam penerimaan dan pengendalian pertanyaan anda. Jika projek memerlukan rakan kerjasama atau penyedia penghasilan lain mengakses bahan sumber, aturan akses dan pengendalian berkaitan akan dipersetujui dalam skop projek. Maklumat juga mungkin perlu dizahirkan untuk memenuhi keperluan undang-undang atau menangani pertikaian. Bahan pelanggan tidak diterbitkan sebagai portfolio tanpa kebenaran.
Tempoh penyimpanan
FormSubmit menyatakan bahawa penghantaran borang disimpan selama 30 hari. Tempoh tersebut tidak memadamkan salinan yang dihantar ke peti masuk e-mel kami. Bagi pertanyaan yang tidak menjadi projek, S&F menyimpan pertanyaan dan surat-menyurat berkaitan selama enam bulan selepas komunikasi terakhir, kemudian memadamkannya kecuali kewajipan undang-undang atau pertikaian yang sedang berlangsung memerlukan penyimpanan lebih lama.
Bagi projek yang dipersetujui, tempoh penyimpanan fail sumber serta aturan pemulangan atau pemadaman dinyatakan dalam skop projek. Surat-menyurat atau rekod yang diperlukan untuk urusan kontrak, perakaunan, undang-undang atau pertikaian mungkin perlu disimpan lebih lama daripada fail sumber kerja.
Bahan sumber dan kerja berbantu AI
Sebelum anda menghantar fail sumber sulit, kami bersetuju tentang kaedah pemindahan yang sesuai, pihak yang memerlukan akses dan sebarang sekatan pemprosesan. Perjanjian kerahsiaan (NDA) dan penyerahan di bawah jenama anda boleh diatur. Pastikan anda diberi kuasa untuk berkongsi bahan tersebut. Skop projek akan menetapkan penggunaan pemprosesan berbantu AI yang dibenarkan serta sekatan pelanggan sebelum bahan sulit digunakan dengan alat tersebut.
Pilihan dan permintaan anda
E-mel hello@substanceandform.studio untuk memohon akses kepada atau pembetulan maklumat peribadi, menarik balik persetujuan, mengehadkan penggunaan, meminta pemadaman atau mengemukakan kebimbangan privasi. Terangkan permintaan anda dan pertanyaan yang berkaitan. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda sebelum mendedahkan atau mengubah rekod.
Kami akan mempertimbangkan permintaan anda mengikut undang-undang yang terpakai dan menjelaskan maklumat yang perlu disimpan atau sebarang batasan dalam memenuhi permintaan tersebut. Penarikan balik maklumat yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan atau melaksanakan projek mungkin menghalang kami daripada meneruskan kerja. Pertanyaan tidak mendaftarkan anda ke senarai e-mel pemasaran.
Kemas kini
Kami akan mengemas kini notis ini apabila aturan pengendalian berubah dan memaparkan tarikh semakan pada halaman ini.